Sastamalan kaupungin varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa on joulukuun alusta otettu käyttöön uusi verkkopalvelu ja viestintäjärjestelmä nimeltä eVaka Sastamala.
Kyseessä on sähköinen asiakastietojärjestelmä, joka varhaiskasvatusjohtaja Jarmo Korhosen mukaan mahdollistaa huoltajien asioimisen varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen kanssa entistä laadukkaammin.
EVakan kautta ilmoitetaan lapsen päivähoitoajat, poissaolot, lomat, huoltajien tulotiedot ja sitä käytetään asioista tiedottamiseen ja viestien lähettämiseen puolin ja toisin. Myös päivähoitopaikkaa haetaan jatkossa eVakan kautta.
”Kotien näkökulmasta vuorovaikutus varhaiskasvatuksen kanssa paranee ja tulee myös dynaamisemmaksi, kun paperirumba jää pois. Jatkossa kaikki pedagogiset asiakirjat ovat sähköisinä eVakassa”, Korhonen sanoo.
Kyseinen järjestelmä on jo käytössä useissa kunnissa.
Vanhasta järjestelmästä oli luovuttava
Muutos on aina muutos, ja usein uuteen tottuminen vie hetken. Oliko uuteen järjestelmään siirtyminen välttämätöntä?
”Kyllä se siinä mielessä oli, että aiempi järjestelmä oli tiettyjen toimintojen osalta kankea ja tuli yksinkertaisesti käyttöikänsä päähän, eli ohjelman tuki päättyi”, Korhonen vastaa.
Hän toteaa eVakan olevan myös vanhaa järjestelmää edullisempi, monipuolisempi sekä tietoturvallisempi. Tärkeä muutoksen moottori on ollut sähköisen palvelun laadun parantaminen.
Korhonen näkee eVakan käyttöönoton antavan entistä paremmat mahdollisuudet reagoida erilaisiin poikkeamiin päivähoitojärjestelyissä, esimerkiksi tilanteisiin, joissa lapsella on varahoidon tarve.
”Sivistyspalveluiden sisäinen tiedonsiirto on jouhevampaa. Riittää, että huoltaja on kerran kirjannut tarvittavat perustiedot ohjelmaan. Informaatio siirtyy hoitajalta toiselle, ja asianosaiset löytävät tiedot yhdestä paikasta”, Korhonen kuvailee.
Hän painottaa, että jatkossakin akuuteista asioista voi aina soittaa puhelimella varhaiskasvatusyksikköön tai perhepäivähoitajalle.
Esikoululaisiin kohdistuu nyt tuplaviestintää
Korhosen mukaan jotkut eVakaa käyttävät ovat kokeneet vanhan systeemin olleen selkeämpi. Hän arvelee osasyyn olevan se, että uudessa järjestelmässä on enemmän toimintoja kuin vanhassa.
”Mutta mennään askel kerrallaan. Tässä on vielä käyttöönottovaihe menossa.”
Alueviestin tietoon tulleen käyttäjäpalautteen mukaan eVaka-järjestelmä mietityttää esikoululaisten vanhempia. Esikoululaisia koskevissa asioissa viestintää tapahtuu jo perusopetuksen Wilma-ohjelman välityksellä. Kahden rinnakkaisen järjestelmän käyttäminen koetaan hankalaksi.
Sastamalassa ainoastaan vuorohoidossa olevien lasten esikoulu järjestetään päiväkodissa, muut esikouluryhmät toimivat kouluilla, ja koulujen viestintä on tällä hetkellä kohdistettu Wilman kautta myös esikoululaisille.
Korhosen mukaan kahden viestintäjärjestelmän problematiikka on tunnistettu ja asiaan palataan vielä.
”Esiopetuksen osalta viestinnän kokonaisuutta tarkastellaan eVakan käyttöönoton kriittisen vaiheen jälkeen”, Korhonen lupaa.
